Fonction publique post-confinement : les conseils aux agents pour manager leurs équipes

La direction générale de l’administration et de la fonction publique (DGAFP) communique des recommandations aux managers sur la reprise de l’activité et l’accompagnement des équipes.

 

Dans le contexte inédit de la pandémie, accompagner les collectifs de travail dans la reprise de l’activité ne s’improvise pas, y compris dans les établissements de la fonction publique. C’est pourquoi la direction générale de l’administration et de la fonction publique a publié, en mai dernier, une note consacrée à ce sujet s’adressant aux services RH et aux managers de la fonction publique.

 

 

 

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L’étape de l’échange collectif avec les agents de la fonction publique

 

Les conditions particulières de travail, l’anxiété liée à la covid-19 ou les problèmes de santé en découlant : la pandémie a pu occasionner un stress particulier chez les agents. L’idéal est alors d’avoir débriefé cette séquence de manière collective pour éviter tout risque d’ordre psychosocial. « Un ressenti ne peut être remis en question par autrui et doit être pris en compte dans l’analyse de la situation (passée, présente et future) », prévient la DGAFP.

Lors d’une « réunion d’échange post-confinement », un tel objectif doit être formulé de manière transparente, à l’occasion des réunions collectives destinées à tirer le bilan et à libérer le plus possible la parole. Un canevas de questions est ainsi détaillé dans la note afin de rester dans la neutralité. Différentes méthodes de discussions (arbre à personnages, world café) sont présentées.

 

 

Le « retour d’expérience » et la préparation d’une méthodologie

 

L’étape suivante est celle du retour d’expérience ou de l’analyse à froid, à défaut d’avoir pu débriefer immédiatement après la crise. « L’objectif principal est d’enrichir la culture opérationnelle de la structure et d’en faire évoluer les doctrines, les représentations, les outils, les procédures », peut-on lire dans la note.  Cela suppose une méthodologie : constitution d’un document de travail, rédaction d’un document support, définition des secteurs à analyser…

 

« L’exercice exige beaucoup d’humilité de la part des participants qui ne doivent pas craindre d’exposer les éventuelles erreurs commises (…) La confiance de la hiérarchie est donc essentielle », prévient la direction générale de l’administration. Le risque aussi que ce type d’événement tourne au règlement de comptes si la démarche est lancée de manière abrupte. Il peut être utile de commencer par des entretiens individuels pour préparer le terrain.

 

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Préciser les transformations à accomplir

 

Ce travail réalisé, encore faut-il qu’il laisse des traces. Pour cela, la DGAFP recommande d’organiser un atelier dit « de l’homme de Vitruve ». D’une durée d’une heure et demie environ, il consiste à faire distinguer par les participants, d’une part ce qui doit et ne doit pas  changer dans leur environnement d’abord (périmètre d’activité, fonctionnement du service, management…), puis dans leur propre action (outils, compétences, qualités, travail collectif…). Charge alors aux managers d’en conclure les transformations de leurs services.

 

Catherine Abou El Khair